Додаток 1
						до розпорядження міського голови
						№_192 од _від___22.07.2020__

ІНСТРУКЦІЯ
про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення 
документів та інших матеріальних носіїв, що містять службову інформацію та використовуються в роботі апарату Фастівської міської ради
та її виконавчого комітету

1. Загальна частина

1.1. Ця Інструкція визначає єдині вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію у апараті Фастівської міської ради та її виконавчого комітету (далі – виконавчих органів).
1.2. З метою встановлення єдиного підходу у роботі виконавчих органів з документами та іншими матеріальними носіями (далі – документи), що містять службову інформацію, розпорядженням міського голови створюється постійно діюча комісія з питань роботи зі службовою інформацією апарату Фастівської міської ради та її виконавчого комітету (далі – комісія), затверджуються її склад та положення про неї.
1.3. Основними завданнями комісії є:
- складення на підставі пропозицій виконавчих органів та з урахуванням вимог законодавства переліку відомостей, що становлять службову інформацію у сфері діяльності виконавчих органів (далі – перелік відомостей), і подання його на затвердження міському голові;
- перегляд документів виконавчих органів з грифом «Для службового користування» (далі – «ДСК») з метою його підтвердження або скасування;
- розгляд документів виконавчих органів з грифом «ДСК» на предмет встановлення в них відомостей, що містять відкриту інформацію, яка може бути використана під час опрацювання запитів на публічну інформацію;
- проведення розслідування на підставі розпорядження міського голови фактів втрати документів виконавчими органами з грифом «ДСК» та розголошення службової інформації;
- розгляд питання щодо присвоєння грифа «ДСК» документам, що містять службову інформацію, яка не передбачена переліком відомостей, за поданням посадових осіб виконавчих органів, які підписують такий документ;
- вивчення та проведення оцінки матеріалів виконавчих органів, з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм передані.
До складу комісії включаються посадові особи виконавчих органів Фастівської міської ради, в яких створюється службова інформація. Персональний склад  комісії затверджується розпорядженням голови.
До складу комісії включаються посадові особи, допущені до роботи із  службовою інформацією.
1.4. Перелік відомостей, що становлять службову інформацію у сфері діяльності виконавчих органів, складається відповідно до вимог частини 2                  статті 6 та статті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації», затверджується міським головою та оприлюднюється на офіційному сайті Фастівської міської ради.
1.5. Посадові особи виконавчих органів, яким доручено опрацьовувати документ, що містить службову інформацію, визначаються міським головою,  його першим заступником, заступниками міського голови, секретарем Фастівської міської ради, керуючим справами виконавчого комітету Фастівської міської ради, керівниками виконавчих органів у резолюції до такого документа.
Члени постійних або тимчасових консультативних, дорадчих та інших колегіальних органів, які не є посадовими особами виконавчих органів, можуть працювати з документами, що містять службову інформацію та виносяться на розгляд відповідного органу на підставі резолюції міського голови, його заступників, керуючого справами виконавчого комітету Фастівської міської ради.
1.6. У виконавчому комітеті Фастівської міської ради організація роботи з документами, що містять службову інформацію, покладається на загальний відділ виконавчого комітету Фастівської міської ради (далі – загальний відділ); у виконавчих органах - на структурний підрозділ з діловодства або документального забезпечення (далі – служба діловодства), а за його відсутності - на окрему посадову особу.
Облік, формування справ, зберігання, використання та знищення документів з відмітками «Літер «М», «Літер «К» та «СІ» провадяться структурними підрозділами або посадовими особами, відповідальними за мобілізаційну роботу, криптографічний захист інформації, роботу з документами з питань спеціальної інформації.
Керівники виконавчих органів здійснюють контроль за дотриманням порядку підготовки документів з грифом «ДСК», їх зберігання і використання.
1.7. Загальний відділ та служби діловодства виконавчих органів ознайомлюють посадових осіб виконавчих органів, а також членів колегіальних органів, які не є посадовими особами виконавчих органів, з положеннями цієї Інструкції під підпис.
1.8. Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф «ДСК». На документах, що містять службову інформацію з:
- мобілізаційних питань, додатково проставляється відмітка                            «Літер «М»;
- питань криптографічного захисту службової інформації, – відмітка «Літер «К»;
- питань спеціальної інформації, – відмітка «СІ».
Категорії документів, на яких проставляється відмітка «Літер «К», визначаються нормативно-правовими актами Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України (далі –Адміністрація Держспецзв’язку).
1.9. Питання щодо необхідності присвоєння документу грифа «ДСК» вирішується його виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до переліку відомостей та з дотриманням вимог частини 2 статті 6 та статті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації» або комісією у випадках, передбачених пунктом 1.3 цієї Інструкції.
1.10. До прийняття рішення про присвоєння документу грифа «ДСК» особи, зазначені в пункті 9 цієї Інструкції, повинні:
1) перевірити, чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених у частині 1 статті 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації»;
2) встановити, чи належить відповідна інформація до такої, доступ до якої згідно із законом не може бути обмежено, в тому числі шляхом віднесення її до службової інформації;
3) перевірити дотримання сукупності вимог, передбачених                     частиною 2 статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації».
В окремих випадках питання щодо необхідності присвоєння документу грифа «ДСК» може бути розглянуто комісією за поданням посадової особи, яка підписуватиме документ.
1.11. Забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв’язку.
У разі виникнення необхідності в передачі (надсиланні) документів, що містять службову інформацію, юридичним особам, громадським об’єднанням без статусу юридичної особи та фізичним особам, на яких не поширюються вимоги цієї Інструкції, останні беруть на себе письмове зобов’язання стосовно нерозголошення отриманої службової інформації.
Керівники юридичних осіб, громадських об’єднань без статусу юридичної особи та фізичні особи за розголошення службової інформації несуть відповідальність відповідно до закону.
1.12. Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання у виконавчих органах порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, покладається на їх керівників.
1.13. Під час роботи з документами з грифом «ДСК» застосовуються положення національних стандартів, що регламентують порядок складення та оформлення організаційно-розпорядчих документів.
Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів з грифом «ДСК» у виконавчих органах здійснюється відповідно до вимог законодавства, що регулює питання роботи з електронними документами та питання електронного документообігу.
1.14. Використання інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем чи засобів копіювально-розмножувальної техніки, що застосовуються під час обробки службової інформації, здійснюється на підставі розпорядження міського голови з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.
1.15. Особливості ведення обліку, зберігання, передачі, пересилання, транспортування і знищення документів з відміткою «Літер «К», засобів криптографічного захисту службової інформації, ключових документів, нормативної, технічної (експлуатаційної) документації визначаються нормативно-правовими актами Адміністрації Держспецзв’язку.
1.16. У разі ліквідації виконавчого органу рішення про подальше користування документами з грифом «ДСК» приймає ліквідаційна комісія.
1.17. Архівний відділ  виконавчого комітету Фастівської міської ради (далі - архівний відділ) надає консультаційну та методичну допомогу виконавчим органам з питань діловодства стосовно документів, що містять службову інформацію, підготовки справ до передавання на архівне зберігання.

2. Приймання та реєстрація документів

2.1. Приймання та реєстрація документів з грифом «ДСК» крім документів, зазначених у пункті 2.5 цієї Інструкції, здійснюється централізовано загальним відділом.
2.2. У разі надходження у неробочий час конвертів (паковань) з документами з грифом «ДСК» вони приймаються черговим виконавчого комітету Фастівської міської ради, який, не розкриваючи, передає їх наступного робочого дня до загального відділу під розписку в журналі обліку конвертів (паковань) за формою згідно з додатком 1 до цієї Інструкції.
2.3. Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом «ДСК» до виконавчих органів, в яких не передбачене цілодобове чергування.
2.4. Вхідна кореспонденція з грифом «ДСК» розкривається посадовою особою загального відділу, відповідальною за діловодство стосовно документів, що містять службову інформацію. При цьому перевіряється відповідність кількості аркушів, примірників, додатків до документів та їх реєстраційних індексів, зазначених на конверті (пакованні) та у супровідному листі.
2.5. Конварти(пакування) з грифом «ДСК»  які містять відмітку «Літер «М», з питань криптографічного захисту службової інформації та з питань спеціальної інформації конверти (паковання) з відмітками «Літер «К» та «СІ», що надійшли до загального відділу, передаються нерозкритими виконавчим органам чи посадовим особам, відповідальним за виконання відповідних видів робіт у виконавчих органах, під розписку в журналі обліку пакетів (паковань) із зазначенням дати їх отримання.
2.6. За відсутності вкладень або порушення цілісності документів                    з грифом «ДСК» (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (паковання), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного індексу документа зазначеному на конверті (пакованні), документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно з додатком 2 до цієї Інструкції                      у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий зберігається у загальному відділі.
2.7. Надіслані не за адресою документи з грифом «ДСК» повертаються відправникові без їх розгляду.
2.8. Під час реєстрації вхідного документа з грифом «ДСК» на першому його аркуші від руки або за допомогою штампа (автоматичного нумератора) загальним відділом проставляється відмітка про надходження із зазначенням скороченого найменування установи – одержувача документа, реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання – години і хвилини) одержання документа.
У разі надходження конверта (паковання) з відмітками «Літер «М», «Літер «К» та «СІ» ( реєстрації документів з мобілізаційних питань, з питань криптографічного захисту службової інформації та з питань спеціальної інформації здійснюється сектором з питань мобілізаційної роботи), а також з відміткою «Особисто» відмітка про надходження проставляється безпосередньо на конверті (пакованні) із зазначенням порядкового номера конверта (паковання) за журналом обліку конвертів (паковань) та дати його одержання.
2.9. Облік електронних носіїв інформації, книг та інших видань, які є додатками до вхідного супровідного листа, ведеться окремо від вхідних документів. На супровідному листі, який долучається до відповідної справи, службою діловодства проставляються номер облікової форми, порядковий номер і дата взяття додатка на облік.
2.10. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом «ДСК» здійснюється окремо від документів, які не містять службову інформацію, з дотриманням вимоги щодо одноразовості реєстрації.
При цьому до реєстраційного індексу документа додається відмітка «ДСК», наприклад:

«154/06-09 ДСК; 02.2-13/06 ДСК; 123 ДСК».

На документах з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації перед реєстраційним індексом проставляється відмітка «М» або «СІ», наприклад:

«М/251/04-12 ДСК; або СІ/03/175 ДСК».

Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний індекс.
Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад:

«До вх. 1172/02.2-14 ДСК від 01.09.2018».

На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.
Супровідний лист, що має примітку «без додатка – відкрита інформація», також реєструється в реєстраційних формах, що використовуються для реєстрації документів, що містять службову інформацію.
2.11. Реєстрація документів з грифом «ДСК» здійснюється в журналах за формою згідно з додатками 3 і 4 до Інструкції, на картках або в електронній базі даних.
2.12. Реєстрація документів з грифом «ДСК» в електронній базі даних здійснюється з використанням спеціальних комп’ютерних програм та дотриманням вимог щодо технічного захисту інформації, встановлених законодавством.
2.13. У разі реєстрації вхідних, вихідних, внутрішніх документів на картках або в електронній базі даних оформляється реєстраційно-контрольна картка за формою згідно з додатком 5 до Інструкції.
За необхідності реєстраційно-контрольна картка може бути доповнена іншими реквізитами.
2.14. Етапи проходження документів з грифом «ДСК»  у виконавчому органі повинні обов’язково відображатися у реєстраційних формах (журналах, картках, електронній базі даних).

3. Облік видань з грифом «ДСК»

3.1. Тираж видання з грифом «ДСК», підготовлений у виконавчому органі, обліковується за одним порядковим номером у журналі за формою згідно з додатком 6 до Інструкції.
3.2. Відмітка про додатково надруковані примірники видання робиться у журналі, де вони реєструвалися вперше, із продовженням їх нумерації від останнього номера примірника такого видання.

4. Облік електронних носіїв інформації

4.1. Облік електронних носіїв інформації (жорстких і гнучких магнітних дисків, касет та бобін з магнітною стрічкою, дисків для лазерних систем зчитування, невід’ємної частини модулів флеш-пам’яті тощо), на які планується записувати службову інформацію, ведеться загальним відділом  у журналі за формою згідно з додатком 7 до Інструкції.
4.2. На захисній оболонці електронного носія інформації (пластмасовій капсулі гнучкого магнітного диска, касеті або бобіні з магнітною стрічкою, на верхньому боці диска для лазерних систем зчитування, невід’ємній частині корпусу модулів флеш-пам’яті тощо) зазначаються найменування виконавчого органу, обліковий номер і дата взяття на облік електронного носія, гриф «ДСК».
4.3. Обліковий номер жорсткого магнітного диска зазначається на етикетці, що наклеюється на його корпусі або на опломбованому корпусі блока чи пристрою, в якому він розміщується.
4.4. Наклеювання на електронний носій інформації етикеток з обліковими номерами, зазначеними у пунктах 4.2, 4.3 цієї Інструкції, здійснюється у спосіб, який виключає можливість розбирання пристрою без пошкодження етикетки, її непомітного видалення (зміни) або перенесення на інший носій інформації.
4.5. Забороняється записувати службову інформацію на електронний носій інформації, не внесений до журналу обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію.
4.6. Гриф «ДСК»  зберігається за електронним носієм інформації до моменту його знищення.
4.7. Заміна електронного носія інформації з грифом «ДСК», який вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, провадиться представником організації, що здійснює гарантійне обслуговування, тільки у приміщенні виконавчого органу та у присутності посадової особи, якій такий носій видано в установленому порядку. Зазначений носій залишається у розпорядженні виконавчого органу для подальшого знищення.
Заміна електронного носія інформації з грифом «ДСК», що вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, в іншому порядку не дозволяється.
4.8. Ремонт блока чи пристрою з електронним носієм інформації, що має гриф «ДСК», проводиться у виконавчому органі у присутності посадової особи, якій такий носій в установленому порядку видано, та у разі необхідності – посадової особи, яка відповідає за забезпечення захисту інформації в установі. У разі виникнення необхідності в передачі за межі виконавчого органу такого блока чи пристрою для виконання ремонтних робіт електронний носій інформації вилучається та зберігається посадовою особою, якій зазначений носій виданий в установленому порядку.

5. Друкування і розмноження документів

5.1. Друкування і розмноження у виконавчому органі документів з грифом «ДСК» за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки провадиться з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації.
Друкування і розмноження документів з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації здійснюється спеціалістами виконавчих органів, які мають допуск до роботи з такими документами.
5.2. У правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить службову інформацію, проставляються гриф «ДСК» та номер примірника, наприклад:

«ДСК
Прим. № 2».

Виконавчий орган, який є розробником документа з грифом «ДСК», може зазначити на документі інформацію про заборону на розмноження (копіювання) такого документа в інших виконавчих органах, наприклад:

«ДСК  
Прим. № 1 
Копіюванню не підлягає».

Відмітки «Літер «М», «Літер «К», «СІ», номер примірника зазначаються нижче грифа «ДСК», наприклад:

«ДСК 
Літер «М» 
Прим. № 4»

або

«ДСК  
Літер «К» 
Прим. № 2»,
або

«ДСК  
СІ 
Прим. № 3».

5.3. На першій сторінці кожного додатка до документа, що містить службову інформацію, вище інших відміток проставляється гриф «ДСК», наприклад:

«ДСК  
Прим. № 4 
Додаток до розпорядження/наказу 
_______________________________ 
          (найменування виконавчого органу) 
___ ______ 20___ р. №____».

У разі коли додатки надсилаються разом із супровідним листом, після тексту листа перед підписом зазначається наявність додатків, їх обсяг, реєстраційні індекси і дати, наприклад:

«Додаток:
довідка про виконання мобілізаційних завдань на 01 січня 2018 року                     № 08-25/52 ДСК на 5-ти арк., прим. № 2».

Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до документа з грифом «ДСК», під таким грифом ставиться позначка                               «(без додатка – відкрита інформація)», наприклад:

«ДСК
(без додатка – відкрита інформація) 
Прим. № 1».

5.4. У друкованих виданнях гриф «ДСК» і номер примірника зазначаються на обкладинці та на титульному аркуші видання. Якщо видання складається з кількох частин, такий гриф зазначається на кожній його частині, що містить службову інформацію.
5.5. На звороті останнього аркуша примірника документа, що залишається у справі виконавчого органу, у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників; перелік номерів примірників з найменуваннями адресатів (не більше чотирьох); номер пункту переліку відомостей виконавчого органу або реквізити акта комісії з питань роботи зі службовою інформацією, згідно з якими інформацію віднесено до службової; назва та обліковий номер електронного носія інформації або номер автоматизованого робочого місця, з якого друкувався документ, наприклад:

«Надруковано три примірники. 
Прим. № 1 – Департаменту адміністративно-господарської роботи 
Прим. № 2 – Відділу кадрів 
Прим. № 3 – до справи № 02.2-11». 

5.6. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку, в якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис, наприклад:

«Прим. № 1-8 – за списком на розсилку; 
Прим. № 9 – до справи № 02.2-11».

5.7. На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються прізвище (прізвище, ім’я, по батькові) виконавця та номер його службового телефону, наприклад:

«Петренко 755 55 55»

або

«Іваненко Іван Іванович 755 55 55».

5.8. Після реєстрації створеного документа з грифом «ДСК» його чернетки і роздруковані варіанти знищуються виконавцем шляхом подрібнення або іншим способом (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.
5.9. Розмноження документів з грифом «ДСК» здійснюється загальним відділом або іншим структурним підрозділом, визначеним розпорядчим документом керівника установи, за умови оформлення замовлення за формою згідно                з додатком 8 до Інструкції або відповідно до резолюції міського голови.
Міський голова може у встановленому порядку делегувати повноваження щодо надання дозволу на розмноження таких документів керівникам структурних підрозділів, в яких документи опрацьовуються або зберігаються.
5.10. На кожному примірнику розмноженого документа від руки проставляється номер примірника.
5.11. Документ з грифом «ДСК», одержаний від іншого виконавчого органу для опрацювання одночасно в кількох структурних підрозділах, копіюється у визначеному пунктом 5.9 цієї Інструкції порядку, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його розмноження.
5.12. Облік розмножених документів, що містять службову інформацію, ведеться в журналі за формою згідно з додатком 9 до Інструкції.

6. Надсилання документів

6.1. Надсилання документів з грифом «ДСК»  іншим установам у межах України здійснюється рекомендованим поштовим відправленням, підрозділами урядового фельд’єгерського зв’язку, підрозділами органів спеціального зв’язку.
У разі надсилання документів з грифом «ДСК»  за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку або органів спеціального зв’язку оформлення конвертів (паковань) повинне відповідати вимогам нормативно-правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів.
Надсилання конвертів (паковань) з відмітками «Літер «К» та «СІ» в межах України здійснюється за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку, органів спеціального зв’язку або відомчого фельд’єгерського зв’язку.
Надсилання документів з грифом «ДСК»  за кордон здійснюється відповідно до законодавства. Конверти (паковання) з відміткою «Літер «К», які адресовані закордонним дипломатичним установам України, надсилаються за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку.
Передача службової інформації (надсилання документів з грифом «ДСК») телекомунікаційними, інформаційно-телекомунікаційними мережами здійснюється лише з використанням засобів криптографічного захисту інформації, що в установленому порядку допущені до експлуатації,               з дотриманням вимог технічного захисту інформації.
6.2. Електронні носії інформації та документи з грифом «ДСК», що підлягають поверненню, обов’язково надсилаються до виконавчого органу із супровідним листом.
Видання з грифом «ДСК»  надсилаються іншим установам разом із супровідним листом з грифом «ДСК», в якому зазначаються назви (автори) видань, реєстраційні індекси, кількість та номери примірників з урахуванням вимог пункту 5.3 цієї Інструкції.
6.3. Документи з грифом «ДСК», які надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб, який виключає можливість доступу та прочитання тексту чи реквізитів без порушення цілісності паковання.
6.4. На конвертах (пакованнях) зазначаються адреса та найменування виконавчого органу-одержувача і відправника, реєстраційні індекси вкладених документів із проставленням відмітки «ДСК». Забороняється зазначати прізвища і посади керівників установи-одержувача, а також прізвища виконавців документів і назви структурних підрозділів.
Електронні носії інформації упаковуються в окремий конверт (паковання), на якому зазначаються дата та реєстраційний індекс супровідного листа.
6.5. У разі надсилання документів, які повинні бути розкриті певною посадовою особою установи особисто, їх упаковують в окремий конверт, у правому верхньому куті якого нижче грифа «ДСК» проставляється відмітка «Особисто», а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім’я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 6.4                  цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка «Подвійний конверт».
6.6. У разі надсилання документів з мобілізаційних питань на конвертах (пакованнях) додатково проставляється відмітка «Літер «М».
6.7. Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті (пакованні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.
6.8. У разі надсилання документа, що має відмітку «Літер «К» або «СІ», його вміщують в окремий конверт, у правому куті якого нижче грифа                        «Для службового користування» проставляється відмітка «Літер «К» або «СІ», а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім’я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 6.3 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка «Подвійний конверт».
6.9. Забороняється надсилати за межі України видання з грифом «ДСК»  з метою книгообміну або експонування на відкритих виставках, презентаціях.

7. Формування виконаних документів у справи

7.1. Виконані документи з грифом «ДСК» групуються у справи згідно із затвердженою у виконавчому органі зведеною номенклатурою справ. Дозволяється долучати до справи із грифом «ДСК» документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань такої справи.
Документи з мобілізаційних питань долучаються до справ з мобілізаційної роботи, що мають відмітку «Літер «М», а документи з питань спеціальної інформації – до справ з відміткою «СІ».
Документи, що стосуються організації режимно-секретної роботи у виконавчому органі, формуються у справи у відповідному структурному підрозділі посадовою особою, відповідальною за виконання такого виду робіт.
7.2. До номенклатури справ включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації та обліку документів з грифом «ДСК».
7.3. У графі номенклатури справ «Індекс справи» до номера справи з документами, що мають гриф «ДСК», проставляється відмітка «ДСК», наприклад:

«02.2-11 ДСК».

7.4. На обкладинці справи, що містить документи з грифом «ДСК»,                   у правому верхньому куті проставляється відмітка «ДСК».
7.5. У разі коли у виконавчому органі створюється понад 50 документів на рік з грифом «ДСК», їх доцільно формувати в окремі справи за видами (накази, інструкції, плани тощо).
7.6. У разі коли у виконавчому органі створюється менш                                      як 50 документів на рік з грифом «ДСК», номенклатурою справ може бути передбачено формування однієї справи із заголовком «Документи з грифом «Для службового користування». Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка «ЕК», яка означає, що строк зберігання справи визначається експертною комісією виконавчого органу з проведення експертизи цінності документів (далі – експертна комісія), яка утворюється та діє відповідно до  Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України                            від 08 серпня 2007 року № 1004 (Офіційний вісник України, 2007 р., № 59,                              ст. 2346).
7.7. Експертна комісія після закінчення року вивчає кожен аркуш справи «Документи з грифом «Для службового користування» і за потреби приймає рішення про її переформування. Документи постійного зберігання, що містяться у справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок та яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у такій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.
7.8. Якщо у справі із заголовком «Документи з грифом                                     «Для службового користування» містяться лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися, а строк зберігання такої справи визначається найдовшим строком зберігання документів, що містяться в ній. Відмітка «ЕК» у графі номенклатури справ «Строк зберігання» закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.

7.9. Документи з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації зберігаються в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, на яких зазначаються прізвища та ініціали посадових осіб, які мають право їх розкривати.
Робочі папки, футляри або пакети з документами з мобілізаційних питань або з питань спеціальної інформації опечатуються особистою номерною металевою печаткою посадової особи, яка безпосередньо з ними працює.
7.10. Документи з відміткою «Літер «К» зберігаються окремо від інших документів та долучаються до справ, що формуються службою криптографічного захисту інформації виконавчого органу або посадовою особою, відповідальною за виконання такого виду робіт.
7.11. Особливості зберігання справ з документами постійного зберігання з відміткою «Літер «К» визначаються Адміністрацією Держспецзв’язку.
8. Користування документами

8.1. Вхідні, вихідні, внутрішні документи з грифом «ДСК»  передаються посадовим особам відповідно до резолюцій керівника виконавчого органу або його заступників, керівників підрозділів виконавчого органу.
Справи з грифом «ДСК», що зберігаються у загальному відділі чи службах діловодства структурних підрозділах, видаються у тимчасове користування спеціалістам виконавчих органів на підставі замовлення за формою згідно з додатком 10 до Інструкції, резолюції керівника виконавчого органу або затвердженого керівником виконавчого органу списку спеціалістів, які мають право працювати з відповідною справою.
Допуск спеціалістів виконавчих органів до роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань або з питань спеціальної інформації, здійснюється на підставі списку, складеного підрозділом чи посадовою особою, відповідальною за мобілізаційну роботу або роботу із спеціальною інформацією, і затвердженого керівником виконавчого органу.
8.2. Справи та видання з грифом «ДСК» видаються у тимчасове користування і приймаються під розписку в журналі за формою згідно                         з додатком 11 до Інструкції.
8.3. Робота з документами з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації проводиться в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які унеможливлюють ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.
8.4. Під час приймання справи від посадової особи проводиться перевірка наявності кожного аркуша всіх документів справи відповідно до її внутрішнього опису.
8.5. Справи з грифом «ДСК», що зберігаються в архівному підрозділі (архіві) виконавчого органу, видаються у тимчасове користування посадової особи інших структурних підрозділів виконавчого органу на підставі замовлення за формою згідно з додатком 12 до Інструкції.
Про видачу справ з грифом «ДСК» з архівного підрозділу (архіву) виконавчого органу робиться запис у книзі видачі справ у робочі приміщення виконавчого органу.
8.6. Справи з грифом «ДСК» видаються для тимчасового користування на строк, що не перевищує одного місяця.
8.7. За наявності письмових клопотань інших установ  або припису на право проведення перевірки згідно з наданими законом повноваженнями документи з грифом «ДСК», їх копії і витяги з них за письмовим дозволом або резолюцією міського голови або його заступника можуть видаватися працівникам інших установ.
На лицьовому боці підготовлених копій документів у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка «Копія». 
8.8. Копії документів та витяги з них засвідчуються начальником загального відділу або керівником служби діловодства виконавчого органу або іншою, визначеною цією Інструкцією, посадовою особою, наприклад:

«Згідно з оригіналом 
Завідувач сектору (підпис) І.І. Іваненко 
15 червня 2018 року».

8.9. Після ознайомлення з документами з грифом «ДСК» на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.
8.10. У разі потреби працівник іншої установи робить витяги з виданих йому документів з грифом «ДСК» у робочому зошиті, що має зазначений гриф, який після завершення роботи з документами надсилається установі, що робила запит на ознайомлення.
Порядок оформлення робочого зошита визначається інструкцією установи , що робила запит на ознайомлення.
8.11. Працівник іншої установи може ознайомитися із змістом документа з грифом «ДСК», отриманим від іншої установи, лише за письмовою згодою установи – розробника такого документа. Зазначена вимога не поширюється на представників органів державного нагляду (контролю) під час виконання ними відповідних функцій згідно із законодавством.
8.12. Забороняється використовувати службову інформацію, що міститься в документах з грифом «ДСК», для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації та демонструвати такі документи на стендах, у вітринах на відкритих виставках або в інших громадських місцях.
У разі надходження до виконавчого органу запиту на інформацію, що міститься у документі, якому присвоєно гриф «ДСК», здійснюється з урахуванням вимог пункту 9.2 цієї Інструкції перегляд такого документа з метою перевірки відповідності запитуваної інформації сукупності вимог, передбачених частиною 2 статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації», щодо обмеження доступу до інформації на момент надходження запиту. Авторові запиту надається інформація в тій частині, доступ до якої відповідно до зазначеного Закону не обмежено.
За наявності в запитуваному документі інформації з обмеженим доступом для надсилання запитувачеві виготовляється його копія, в якій слова, речення чи зображення, що містять інформацію з обмеженим доступом, ретушуються у спосіб, який виключає подальше відтворення ретушованого. З такої копії документа виготовляється інша копія, яка надсилається запитувачеві. Копія запитуваного документа, що ретушувалася, зберігається разом з документами з відповідного запиту та може використовуватися повторно в разі надходження до виконавчого органу іншого запиту на інформацію, що міститься у такому документі.

9. Перегляд документів з грифом «ДСК»

9.1. Перегляд документів з грифом «ДСК» проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п’ять років.
Скасування грифа «ДСК» здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.
Перегляд документів з грифом «ДСК» з метою можливого скасування грифа обов’язково здійснюється під час підготовки:
- справ для їх передачі до архівного підрозділу (архіву) виконавчого органу;
- документів Національного архівного фонду для їх передачі на постійне зберігання до департаменту архівної справи та діловодства.
9.2. Рішення про скасування грифа «ДСК» чи його підтвердження приймається комісією.
9.3. За рішенням комісії строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.
9.4. Рішення комісії оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу міським головою. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф «ДСК»  або строк обмеження доступу до яких продовжено.
Витяг з протоколу або його засвідчена копія передається разом із справами до архівного підрозділу виконавчого комітету, а у разі передачі документів Національного архівного фонду на постійне зберігання –               до архівного відділу.
9.5. Про скасування грифа «ДСК» письмово повідомляються всі виконавчі органи, установи, яким надсилався такий документ. За потреби можуть надсилатися витяги з протоколу засідання комісії.
9.6. На обкладинках справ та документах гриф «ДСК» погашається спеціалістом загального відділу або служби діловодства структурних підрозділів  шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначення нижче на вільному від тексту місці дати і номера відповідного протоколу засідання комісії. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.

10. Підготовка справ до передачі на архівне зберігання                                       та знищення

10.1. Експертиза цінності документів з грифом «ДСК» та їх підготовка до архівного зберігання здійснюються в установленому законодавством порядку.
У кінці кожної закінченої справи з грифом «ДСК» на окремому аркуші робиться засвідчувальний напис, в якому зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі, кількість аркушів внутрішнього опису, а також:
- наявність літерних і пропущених номерів аркушів;
- номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;
- номери великоформатних аркушів;
- номери конвертів з укладеннями;
- кількість аркушів укладень.
Після засвідчувального напису спеціаліст, який сформував справу, ставить підпис із зазначенням посади, прізвища і дати, який засвідчується печаткою звгвльного відділу  або печаткою «Для пакетів». Усі наступні зміни у складі справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, долучення нових документів) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний розпорядчий документ.
Справи з грифом «ДСК» після проведення експертизи цінності документів, що містяться в ній, підшиваються через чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Справи постійного та тривалого (понад десять років) строків зберігання та особові справи оправляються у тверду обкладинку.
10.2. Справи постійного та тривалого зберігання з грифом «ДСК» та особові справи включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію. При цьому в описі до номера справи                        та у графі «Індекс справи (тому, частини) з документами з грифом                                 «Для службового користування» додається відмітка «ДСК».
10.3. Під час передачі справ з грифом «ДСК» на постійне зберігання                    до архівного відділу виконавчий орган-фондоутворювач разом з актом приймання-передачі справ, оформленим в установленому порядку, подає архівному відділу  лист, у якому визначається порядок користування такими справами.
10.4. Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності справи з грифом «ДСК», строк зберігання яких закінчився, включаються до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі – акт про вилучення документів), що складається відповідно до вимог, установлених щодо всіх справ виконавчого органу в цілому.
10.5. Документи, справи, видання з грифом «ДСК», вилучені для знищення експертною комісією виконавчого органу у складі не менше трьох членів, підлягають знищенню шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.
Електронні носії інформації знищуються або переробляються у спосіб, що виключає можливість повного або часткового відновлення збереженої на них інформації.
10.6. В акті про вилучення документів робиться запис про знищення відповідних документів, справ із зазначенням прізвищ, ініціалів членів експертної комісії, їх підписів, дати знищення, наприклад:

«Справи № 25 ДСК, № 30 ДСК, № 80 ДСК знищено шляхом подрібнення. 
Члени експертної комісії: 
(підпис)   П.П. Петренко 
(підпис)   І.І. Іваненко 
(підпис)   С.С. Сидоренко 
10 березня 2018 р.».

10.7. Після знищення документів з грифом «ДСК»  в облікових формах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тривалого                             (понад десять років) зберігання робиться відмітка «Документи знищено.                                Акт від ___ ________ 20__ р. № __».
10.8. Телефонні та адресні довідники, стенографічні записи з грифом «ДСК», друкарський брак, виявлений під час друкування видань із зазначеним грифом, можуть знищуватися без акта про вилучення документів, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами не менш як трьох посадових осіб виконавчого органу, які провели таке знищення.

11. Забезпечення збереженості документів 
та проведення перевірки їх наявності

11.1. Справи з грифом «ДСК» з дати їх створення (надходження) зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою зведеною номенклатурою справ до моменту їх передачі в архівний підрозділ (архів) установи.
11.2. Документи і справи з грифом «ДСК»  зберігаються у шафах, сейфах, що розташовані у службових приміщеннях або сховищах архіву. Шафи, сейфи, службові приміщення, сховища архіву повинні надійно замикатися і опечатуватися металевими печатками.
Порядок виготовлення, ведення обліку, використання металевих печаток та порядок ведення обліку шаф, сейфів і ключів від них визначаються керівником установи.
Зберігання документів і справ із грифом «ДСК» здійснюється посадовими особами виконавчих органів, які безпосередньо отримали їх під розписку, у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.
11.3. Документи з грифом «ДСК»  можуть перебувати у спеціалістів виконавчих органів на виконанні протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови дотримання вимог їх зберігання, визначених пунктом 11.2 цієї Інструкції.
11.4. Передача документів з грифом «ДСК» структурним підрозділам виконавчого органу здійснюється через загальний відділ  з проставленням відповідної відмітки в реєстраційній картці.
11.5. Забороняється переміщення документів з грифом «ДСК»  з однієї справи до іншої без повідомлення загального відділу або служби діловодства структурних підрозділів. Про всі переміщення документів робляться відповідні відмітки в облікових формах, у тому числі внутрішніх описах.
Вилучення справ або окремих документів із справ з грифом «ДСК» забороняється. В окремих випадках на підставі рішення слідчого судді, суду архівний відділ (архів) виконавчого органу або загальний відділ за письмовою вказівкою міського голови здійснює вилучення оригіналів необхідних документів або справ. При цьому у структурному підрозділі (архіві) повинні залишитися протокол про вилучення документів з їх засвідченими копіями.
11.6. Документи з грифом «ДСК»  не дозволяється виносити за межі основної адміністративної будівлі виконавчого органу, крім випадків передачі документів на виконання у структурні підрозділи, що розташовуються поза межами основної адміністративної будівлі виконавчого органу, та у разі виникнення необхідності в їх узгодженні, підписанні у виконавчих органах, розташованих у межах одного населеного пункту. Винесення документа з грифом «ДСК» за межі виконавчого органу здійснюється на підставі резолюції міського голови (його заступника) або керівника структурного підрозділу, в якому такий документ (його проект) підготовлено. При цьому документ повинен бути вкладений у конверт або упакований у такий спосіб, щоб виключити можливість його прочитання.
11.7. Особі, відрядженій до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом «ДСК». У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.
11.8. В окремих випадках, зокрема у разі термінового позапланового відрядження, міський голова (його заступник) ставить на доповідній записці керівника відповідного структурного підрозділу резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на перевезення документів з грифом «ДСК» до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох посадових осіб, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.
11.9. Стан організації роботи у виконавчих органах з документами, що містять службову інформацію (наявність та фізичний стан документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом «ДСК»), не рідше ніж один раз на рік перевіряється комісією з питань проведення перевірки наявності документів з грифом «ДСК» після завершення діловодного року та формування справ.
Строк проведення перевірки та склад комісії з питань її проведення визначаються розпорядженням міського голови.
До складу комісій з питань проведення перевірки наявності документів з грифом «ДСК» з відмітками «Літер «М», «Літер «К» та «СІ» залучаються лише особи, допущені до роботи з такими документами.
11.10. Перевірка наявності справ та видань з грифом «ДСК» в архівах та бібліотеках, де зберігається понад 1000 таких справ та видань, проводиться не рідше одного разу на п’ять років.
11.11. Результати перевірок, зазначених у пунктах 11.9, 11.10 цієї Інструкції, оформляються актом за формою згідно з додатком 13                             до Інструкції.
Посадова особа, якій стало відомо про факт втрати документа, що містить службову інформацію, та про можливе розголошення відомостей, що становлять службову інформацію, невідкладно інформує керівника свого структурного підрозділу, який у письмовій формі терміново інформує про такий факт міського голову та начальника загального відділу.
У разі втрати документа, що містить службову інформацію, письмово повідомляється установі, від якої цей документ отримано. Про втрату документа, що містить службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, або можливе розголошення такої службової інформації повідомляється також органові СБУ із зазначенням обставин втрати документа (розголошення відомостей) та про вжиті заходи.
У разі втрати, відсутності відомостей про місцезнаходження або виникнення підозри про можливий доступ сторонніх осіб до інформації або документа, яким надана відмітка «Літер «К», засобів криптографічного захисту службової інформації, технічної (експлуатаційної) документації, ключових даних невідкладно письмово інформується Адміністрація Держспецзв’язку.
11.12. Факти втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію, розслідує комісія. Для розслідування окремих фактів втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію (далі – розслідування), за розпорядженням  міського голови може утворюватися спеціальна комісія.
11.13. Спеціальна комісія має право отримувати від посадових осіб виконавчого органу письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.
11.14. Члени комісії з питань роботи зі службовою інформацією та спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об’єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.
11.15. За результатами розслідування, яке може тривати не довше одного місяця, складається акт, що підписується членами комісії або спеціальної комісії та подається міському голові на затвердження. За наявності обґрунтованих пропозицій відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією міського голови не більш як на один місяць.
Розслідування починається з дати підписання розпорядження міського голови  про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.
11.16. В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність установ, а також наводиться перелік втрачених документів.
11.17. Відмітка про втрату документів вноситься загальним відділом або службою діловодства структурних підрозділів до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.
11.18. Довідка про причини відсутності втрачених документів, підписана керівником відповідного структурного підрозділу виконавчого органу, передається до архівного підрозділу виконавчого органу для включення її до справи.

12. Охорона службової інформації під час міжнародного співробітництва
 
12.1. Рішення про можливість прийому виконавчим органом іноземних делегацій, груп та окремих іноземних громадян та осіб без громадянства (далі – іноземці) приймається міським головою.
12.2. Організацію прийому іноземців і проведення роботи з ними забезпечує управління економіки та міжнародного співробітництва.
12.3. Управлінням економіки та міжнародного співробітництва з іншими виконавчими органами, що беруть участь у прийомі іноземців, розробляється програма прийому іноземців, яка повинна містити:
- відомості про іноземців, найменування їх посад, а також інформацію про підприємство, установу, організацію, яку вони представляють, період перебування у виконавчому органі;
- мету прийому іноземців, перелік питань, які плануються для обговорення. Інформація про діяльність виконавчого органу, яка може бути доведена до іноземців або їм передана, зазначається у додатку до програми;
- список посадових осіб виконавчого органу, відповідальних за прийом іноземців і виконання інших завдань, пов’язаних з перебуванням іноземців                        у виконавчому органі (із зазначенням змісту таких завдань);
- перелік структурних підрозділів виконавчого органу (із зазначенням приміщень, цехів, дільниць, лабораторій), які відвідуватимуться іноземцями;
- перелік місць та порядок застосування іноземцями кіно-, фото-, аудіо-             і відеоапаратури, інших технічних засобів;
- маршрути і порядок пересування іноземців територією виконавчого органу;
- інші необхідні заходи.
Програма прийому іноземців затверджується міським головою або його першим заступником. 
12.4. У разі коли під час прийому іноземців передбачається передача іноземцям в установленому законодавством порядку службової інформації, яка була зібрана під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, міський голова або за його дорученням відповідальний РСО своєчасно інформує у письмовій формі орган СБУ про склад іноземної делегації (групи) із зазначенням прізвищ, імен і посад її членів, період перебування та мету відвідання виконавчого органу. Разом із зазначеною інформацією надсилається копія програми прийому іноземців.
12.5. З метою запобігання витоку службової інформації відомості, документи та інші матеріальні носії інформації, яким надано гриф «ДСК» та з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм надані, оцінюються комісією до затвердження програми прийому іноземців.
Рішення такої комісії оформляється актом про результати проведення експертної оцінки, що затверджується міським головою.
12.6. Акт про результати проведення експертної оцінки повинен містити:
- дані щодо підстав проведення експертної оцінки;
- назву, реєстраційні дані, гриф обмеження доступу до документа, номер носія інформації, яка є предметом експертної оцінки;
- назву та вид носія інформації, його реєстраційні дані, сторінки, пункти, абзаци та інші дані щодо інформації, яка містить відомості, що становлять службову інформацію;
- сферу життєдіяльності держави, якій може бути завдано шкоди внаслідок оприлюднення такої інформації, та обґрунтування такого висновку;
- пункти переліку відомостей, що становлять службову інформацію, яким відповідають наявні в матеріальних носіях інформації відомості;
- найменування органу державної влади, іншого державного органу, органу місцевого самоврядування, органу влади Автономної Республіки Крим, іншого суб’єкта, що виконує владні управлінські функції відповідно до законодавства і є розпорядником зазначеної службової інформації.
12.7. Носії інформації з грифом «ДСК» можуть бути надані для ознайомлення іноземцям після вилучення з них відомостей, що становлять службову інформацію.
12.8. У разі коли комісією в носіях інформації не виявлено зазначеної інформації, наданий таким носіям гриф «ДСК» підлягає перегляду відповідно до пункту 9.1 цієї Інструкції.
12.9. Передача іноземцям службової інформації здійснюється з дозволу міського голови, якому відповідно до пункту 1.4 цієї Інструкції надано право затверджувати перелік відомостей, або його заступника, уповноваженого керівником на прийняття такого рішення.
12.10. У виконавчих органах, що систематично здійснюють прийом іноземців, виділяються і обладнуються окремі приміщення для роботи з іноземцями.
Підготовка інших приміщень виконавчого органу для прийому іноземців передбачає припинення в них робіт, пов’язаних з обробкою службової інформації, вилучення документів з грифом «ДСК», приховування або маскування виробів (стендів), наочної документації, що містять службову інформацію.
Приміщення, в яких проводиться робота з іноземцями, до початку їх відвідування іноземцями та після його завершення перевіряються посадовими особами структурного підрозділу технічного захисту інформації. Про результати такої перевірки складається довідка у довільній формі,                      а зазначені в ній відомості вносяться до відповідної графи журналу обліку зустрічей за формою згідно з додатком 14 до Інструкції, що ведеться структурним підрозділом виконавчого комітету.
12.11. Відповідальних посадових осіб  за прийом іноземців і проведення роботи з ними, визначаються програмою роботи з іноземцями, а також письмовими розпорядженнями міського голови . Посадові особи, які беруть участь у прийомі іноземців і проведенні роботи з ними, повинні діяти лише у межах наданих повноважень та забезпечувати охорону службової інформації.
12.12. Забороняється під час прийому і проведення роботи з іноземцями залишати їх у службових приміщеннях та на території виконавчого органу без супроводу.
У виняткових випадках за рішенням міського голови супровід іноземців може не здійснюватися за умови використання на маршрутах їх слідування технічних засобів охорони та спостереження.
12.13. Управління економіки та міжнародного співробітництва за результатами прийому іноземців складає у довільній формі звіт про виконання програми роботи з іноземцями, в якому зазначаються:
- відомості про іноземців, зміст проведених з ними бесід;
- інформація, яка використовувалася чи була передана іноземцям, перелік відповідних матеріальних носіїв інформації (документів, науково-технічної документації, зразків виробів тощо);
- інформація, отримана від іноземців;
- пропозиції та рекомендації за результатами візиту іноземців.
12.14. Звіт про виконання програми роботи з іноземцями затверджується міським головою. У разі передачі іноземцям документів або матеріальних носіїв, що містять службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, копія затвердженого звіту протягом п’яти робочих днів надсилається органові СБУ, а також за рішенням міського голови  – іншим заінтересованим установам.
12.15. Програма проведення роботи з іноземцями, акт про результати проведення експертної оцінки та звіт про виконання програми роботи з іноземцями зберігаються у управлінні економіки та міжнародного співробітництва в окремій справі, що передбачається номенклатурою справ.
12.16. Керівники установ, що приймають іноземців, зобов’язані здійснювати контроль за діяльністю осіб, на яких покладається виконання функцій з організації прийому і проведення роботи з іноземцями, а також за виконанням відповідних програм.
12.17. У разі виникнення необхідності в одночасному забезпеченні охорони службової інформації та режиму секретності під час міжнародного співробітництва захист службової та секретної інформації провадиться відповідно до вимог Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939.
12.18. Вимоги до охорони службової інформації під час прийому іноземців не поширюються на іноземних радників, які виконують консультативно-дорадчу функцію в органі державної влади на підставі відповідних міжнародних договорів, у тому числі про взаємну охорону (захист) таємної інформації та матеріалів.
12.19. Питання щодо охорони службової інформації під час роботи іноземних радників, визначення їх повноважень та обов’язків, переліку осіб, які мають право з ними працювати, порядку роботи з іноземними радниками регулюються актами органів державної влади.

Керуючий справами							Л.О.Тхоржевська

Додаток 1
до Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку конвертів (паковань) з грифом
«Для службового користування»
Порядковий номер	Дата надходження конверта (паковання)	Найменування виконавчого органу (установи), з якої надійшов конверт (паковання)	Номери документів, що зазначені на конверті (пакованні)	Підпис посадової особи, відповідальної за виконання 
відповідного виду робіт, що підтверджує отримання конверта (паковання),
дата отримання	Примітка	
1	2	3	4	5	6	

Додаток 2
до Інструкції
Найменування виконавчого органу
АКТ
про відсутність вкладень або порушень цілісності,
пошкодження конверта (паковання)
від ____ _________ 20__ р. № ______
Цей акт складений ______________________________________________________________                                                                       
(найменування посади керівника служби діловодства виконавчого органу)
________________________________________________________________
(прізвище та ініціали)
у присутності: ________________________________________________________________
(посади, прізвища, ініціали посадових осіб)

про те, що під час розкриття конверта (паковання), надісланого______________________________________________________,
(найменування установи, що надіслала документи)
не виявлено таких вкладень ________________________________________   
                                                      (назви і реєстраційні індекси документів, які не виявлено)

виявлено порушення цілісності та пошкодження конверта (паковання)
________________________________________________________________________________________________________________________________

(назви і реєстраційні індекси документів, що містяться у конвертах (пакованнях) з порушенням цілісності та пошкодженнями)

_____________
(підпис)	
____________________
(ініціали та прізвище)

	

Додаток 3
до Інструкції
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів з грифом
«Для службового користування»
Дата надход-ження та реєстра-ційний індекс вхідного доку-мента	Дата та реєстра-ційний індекс вихідно-го доку-мента	Автор документа 	Назва виду документа, його заголовок або  короткий зміст	Кількість
аркушів	Кількість та номери примір-ників	Резолюція або відпові-дальний викона-вець	Відміт-ка про розм-но-             ження (кіль-кість примір-ників, кому вручено (надіс-лано)	Відмітка про взяття на контроль доку-
мента та строк його вико-нання	Дата і підпис	Реєст-ра-ційний індекс справи, до якої підши-то доку-мент	Відміт-ка про зни-щення доку-мента	
				доку-мента	додат-ка								
										отри-мання	повер-нення			
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	11	13	

Додаток 4
до Інструкції

ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних та внутрішніх документів з грифом
«Для службового користування»*
Дата надход-ження та реєстра-ційний індекс документа	Вид доку-мента та корот-кий зміст	Наймену-вання структур-ного підрозді-лу, прізвище та ініціали виконавця	Підстава віднесення   інформації   до категорії з обмеженим доступом	Підготовлено	Відправлено	Реєстра-ційний індекс справи, до якої підшито документ	Номер реєстру або дата отри-мання докумен-та і підпис виконав-ця 	Відміт-ка про зни-щення доку-мента	Приміт-ка	
				кількість примір-ників, їх номери	кіль-кість аркушів у кожно-му примір-нику	найме-нування устано-ви – одержу-вача докумен-та, струк-турного підрозді-лу	номер при-мірника					
1	2	3	4	5	6	7	8	9	11	12	13	

__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

Додаток 5 
до Інструкції

картка РеєстраціЇ  ДОКУМЕНТА 

Кореспон-дент

Вхідний № та дата  документа	Вихідний номер  та дата кореспондента	Арк.	
ДСК				
Контроль	Короткий  зміст

Вид		
	Кому адресовано				
Доставка	Резолюція

Строк виконання до
	Строк продовжено до
	Знято з контролю
	
Інформація про виконання
	
	Діловод02	

Виконавці
Назва виконавця	Отримав	Повернув	Резолюція	Примітка	

Додаток 6
до Інструкції 

ЖУРНАЛ
обліку та розподілу видань з грифом
«Для службового користування»*
По-рядко-вий номер 	Назва видання	Надійшло	Розподіл	Додаткове виготовлення примірників	Повернення	Знищення	
		звідки надійш-ло або де надру-ковано	реєстра-ційний індекс вхідного супровід-ного листа і дата	кіль-
кість примір-ників
та їх номери	куди надіслано або кому видано	реєстраційний індекс вихідного документа (або відмітка про отримання) 
і дата	кількість примір-ників та їх номери	кількість примір-ників та їх номери	куди надіслано або кому видано	реєстраційний індекс вихідного документа (або відмітка про отримання)                    і дата	дата, номери примірни-ків	дата, номер акта	
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	

_______________________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

Додаток 7
до Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку електронних носіїв інформації, 
на які планується записувати службову інформацію*
Поряд-ковий номер	Облі-ковий номер 	Дата взяття на облік	Вид електронного носія, серійний номер	Відмітка про видачу	Відмітка про повернення	Відмітка про відправлення електронного носія (дата та реєстраційний індекс супровідного листа)	Відмітка про знищення електронного носія (дата та реєстрацій-ний індекс акта)	При-мітка
	
				наймену-вання структур-ного підрозділу	прізвище, ініціали виконавця	дата отри-мання носія і підпис вико-навця	прізвище, ініціали посадової особи служби діловод-ства	дата і підпис посадової особи служби діловод-ства				
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	

__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

Додаток 8
до Інструкції
ДОЗВОЛЯЮ
________________________
(найменування посади керівника виконавчого органу)
_____________________________
 (підпис)       (ініціали та прізвище)
____  ________________ 20__р.

ЗАМОВЛЕННЯ
на розмноження документа 
з грифом «Для службового користування»
__________________________________________________________________________________
(вид документа)
__________________________________________________________________________________________
           (дата реєстрації)                                    (реєстраційний індекс)                          №  (номер примірника)
_________________________________________________________________________________
(заголовок або короткий зміст)
Кількість сторінок у примірнику ________________________________________________ 
Кількість примірників, які необхідно виготовити, __________________________________
Особливі умови розмноження ___________________________________________________
Виконавець __________________________________________________________________
(ініціали  та прізвище)

_______________________________
(найменування посади керівника структурного підрозділу, що здійснює замовлення)	_____________
(підпис)	_____________________
(ініціали та прізвище)	

_________________________________
(найменування посади керівника служби діловодства)	_____________
	_____________________
	
  ___  ____________ 20___ р.

Прийнято до виконання 
__________________________________
(найменування посади посадової особи, що виконує роботи з розмноження документа)	_____________
	_____________________
	
___  ____________ 20___ р.

Додаток 9
до Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку розмножених документів 
з грифом «Для службового користування»
Поряд-ковий номер	Дата розмноження	Вид документа, його заголовок або короткий зміст	Дата та реєстрацій-ний індекс документа	Кількість аркушів	Кількість примірників	Прізвище та ініціали посадової особи, яка дала дозвіл на розмно-ження	Дата видачі розмножених примірників	Прізвище та ініціали посадової особи, яка отримує розмножені примірники, її підпис	Відмітка про знищення документа	
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	

 
Додаток 10
 	до Інструкції
	ДОЗВОЛЯЮ
видачу справ
_______________________________________
(найменування посади керівника структурного підрозділу виконавчого органу, _____________________________________
який зберігає справи з грифом «Для службового користування»)
     ___________       __________________________
             (підпис)                     (ініціали та прізвище)
       ___ ____________ 20___ р.	
ЗАМОВЛЕННЯ
на видачу справ з грифом «Для службового користування»
__________________________________________________________________________________
(мета видачі справ з грифом «Для службового користування»)

Порядковий номер	Номер справи	Заголовок справи	Мета або підстава роботи з документами 	Прізвище
та ініціали посадової особи, якій видається справа	
1	2	3	4	5	
________________________________________
(найменування посади керівника структурного підрозділу виконавчого органу, який здійснює замовлення справ)	______________
(підпис)	____________________
(ініціали та прізвище)	
___ ____________ 20___ р.

Додаток 11
до Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку видачі справ з грифом
«Для службового користування»*

Поряд-ковий номер	Назва справи або видання	Номер справи, номери примірників видань та кількість сторінок	Підрозділ і прізвище посадової особи	Підпис і дата	Примітка	
				отримання	повернення		
1	2	3	4	5	6	7	

__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

Додаток 12
до Інструкції
	ДОЗВОЛЯЮ
видачу справ
_____________________________________
(найменування керівника виконавчого органу)
___________   _________________________
     (підпис)                     (ініціали та прізвище)
___  ____________ 20___ р.	

ЗАМОВЛЕННЯ
на видачу справ з архівного 
підрозділу (архіву) виконавчого органу 
від ___ __________ 20__ р. № _________
Прошу видати ________________________________________________________
          (прізвище, ініціали і найменування посади посадової особи, відповідальної за роботу із справами)
для _____________________________________________________________________
                (мета роботи з документами, орієнтовний строк виконання роботи)
такі справи:
Фонд	Номер опису 	Номер справи 	Заголовок справи	Кількість аркушів	Підпис замовника, який отримав справу	Підпис особи, відповідальної за архів виконавчого органу, якому повернута справа	
1	2	3	4	5	6	7	

____________________________________
(найменування посади керівника структурного підрозділу, що здійснює замовлення)	_________________
(підпис)	______________________
(ініціали  та прізвище)	

___  ____________ 20___ р.

Додаток 13
до Інструкції
	ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника виконавчого органу
_________   ________________________
      (підпис)                  (ініціали та прізвище)
___ ____________ 20___ р.	
АКТ 
про результати перевірки наявності та фізичного стану документів, 
справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом «Для службового користування» та організації роботи з ними
від ___ _________ 20__ р. № _______
На підставі _____________________________________________________________
(назва розпорядчого документа)
________________________________________________ від ___ ________20__ р. № ____
комісією у складі: _________________________________________________________________
                                      (найменування посади, ініціали і прізвище голови комісії та її членів)
_________________________________________________________________________________
з ___ _________20__ р. по ___ _________20__ р. проведено перевірку наявності та фізичного стану документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом «Для службового користування» та організації роботи з ними.

У результаті проведення перевірки встановлено:

1. Усього за описами (номенклатурами справ, журналами реєстрації) ________________________________________________________________________________.
              (кількість документів, справ, видань, електронних носіїв інформації)
З них:
наявні ______________________________________________________________________
                                              (реєстраційні індекси документів, номери справ, видань)
відсутні ____________________________________________________________________.

2. Виявлені документи, справи, видання, електронні носії інформації, не внесені до описів (номенклатур справ, журналів реєстрації), ______________________________________
________________________________________________________________________________.

3. Характеристика фізичного стану документів, справ, видань, електронних носіїв інформації та стану організації роботи з ними _________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
Голова комісії	_____________
(підпис)	_________________________
(ініціали та прізвище)	
Члени комісії:			
	_____________
(підпис)	_________________________
(ініціали та прізвище)

Додаток 14
до Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями
_______________________________________________________________
(найменування виконавчого органу)
Поряд-ковий номер	Період перебу-вання	Прізвище, ім’я,
по батькові
(за наявності) іноземця, найменування держави, установи, організації	Мета зустрічі, ініціали та прізвище посадових осіб, відповідальних за організацію зустрічі	Виконавчі органи, з роботою яких ознайомилися іноземці	Прізвище та ініціали посадових осіб установи, які брали участь у зустрічі	Результати зустрічі (зазначаються відомості про виконання програми роботи з іноземцями, у разі передачі службової інформації – реквізити відповідного дозволу)	Реквізити матеріальних носіїв інформації, що передані іноземцям	
1	2	3	4	5	6	7	8